USO DE LA MICROFILMACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL.
El Archivo General de la Nación – Jorge Palacios Preciado AGN, dentro de sus funciones debe fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar, conservar y hacer uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo. Función que ha venido cumpliendo, hasta el año 2012 con orientación preferencial hacia la documentación en soporte papel, ya que por nuestra tradición proveniente de la cultura española, acostumbramos a llevar a nivel de documentos en papel, la mayoría de actuaciones administrativas de nuestras entidades, lo que ha traído como consecuencia la acumulación de grandes bodegas con este soporte. A partir de ese año, se hizo un énfasis en la necesidad de atender la iniciativa presidencial 04/2012 denominada Cero Papel, lo que ha conllevado a un mayor uso de técnicas de digitalización, microfilmación y al uso del documento electrónico.
Dentro del Programa de Gestión DocumentalPGD, que todas las entidades gubernamentales deben implementar, según la Ley 594 de 2000 y en especial en el Programa de Reprografía, es preciso definir los procesos de copiado de documentos que se encuentran en soporte papel, ya sea con miras a garantizar la conservación del documento original, para facilitar la difusión de la información o para sustituir el soporte análogo.
Todas las instituciones gubernamentales, en razón de su objeto social, generan documentos cuya información debe conservarse por períodos largos de tiempo (10 o más años) y en especial aquellos que por su contenido informativo son declarados con valores secundarios, y que por ende su disposición final es conservación total.
